Một số điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc outside

Hiện nay, tiệc outside là một loại hình dịch vụ về tổ chức tiệc khá phổ biến của các nhà hàng khách sạn. Có rất nhiều bạn sinh viên và nhiều người ở độ tuổi 30 hiện nay làm rất đông cho các nhà hàng khách sạn phục vụ dịch vụ này. Và sau đây mình xin chia sẻ một số lưu ý khi tổ chức loại tiệc này để các bạn có thể thấy được những khó khăn khi tổ chức cũng như có thêm kinh nghiệm trong việc tổ chức này.

MỘT SỐ ĐIỀU CẦN  LƯU Ý KHI TỔ CHỨC TIỆC OUTSIDE

Hiện nay, tiệc outside là một loại hình dịch vụ về tổ chức tiệc khá phổ biến của các nhà hàng khách sạn. Có rất nhiều bạn sinh viên và nhiều người ở độ tuổi 30 hiện nay làm rất đông cho các nhà hàng khách sạn phục vụ dịch vụ này. Và sau đây mình xin chia sẻ một số lưu ý khi tổ chức loại tiệc này để các  bạn có thể thấy được những khó khăn khi tổ chức cũng như có thêm kinh nghiệm trong việc tổ chức này

I.Một số lưu ý khi tổ chức tiệc outside

1.Lựa chọn hình thức tổ chức:

Bữa tiệc được tổ chức theo hình thức nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

  •   Đối tượng khách hàng: khách VIP, khách hàng doanh nghiệp, khách mời đám cưới,…

  •   Mục đích tổ chức: tiệc hội nghị, tiệc đám cưới, tiệc liên hoan,…

  •   Chọn thực đơn thức ăn phù hợp với mục đích tổ chức tiệc

  •   Cách trang trí chủ đề, backdrop, ánh sáng, âm thanh phù hợp

  •   Thời gian setup, tư vấn menu

  •   Khu vực chế biến thức ăn, khu vực lưu mẫu thực phẩm

Quy trình tổ chức tiệc outside:

Các công đoạn để có một buổi tiệc outside hoàn hảo đều cần phải chú ý một cách tỉ mỉ.

2.Khảo sát hiện trường tổ chức

Trước khi tổ chức tiệc, cần phải khảo sát địa điểm để có thể xác định phương án tổ chức, hậu cần và tính toán chi phí. Địa điểm được chọn phải phù hợp với quy mô bữa tiệc, lượng khách mời. 

Cần nắm rõ địa điểm tổ chức tiệc:

Lộ trình đến với địa điểm tổ chức cũng cần hợp lí và an toàn nhất để phù hợp với tất cả thành viên buổi tiệc. Màu sắc, chủ đề và cách trang trí cũng cần lên kế hoạch để phù hợp với cảnh quan xung quanh.

II.Kinh nghiệm tổ chức tiệc outside

• Do phải di chuyển ra khỏi khách sạn, nhà hàng, việc chuẩn bị, kiểm tra các đồ dùng, dụng cụ sử dụng trong quá trình tổ chức tiệc là hết sức cần thiết tránh mất thời gian đi lại vận chuyển. Vậy nên, phải tổ chức rà soát kiểm tra ít nhất 2 lần để đảm bảo việc chuẩn bị đồ đạc được đầy đủ

• Do việc vận chuyển các đồ dùng, dụng cụ thường xa nên phải tiến hành đóng gói, bao bọc chúng để tránh va đập gây nên hỏng hóc, thiếu hụt, mất mát

• Do không gian tổ chức tiệc bị hạn chế và bị ảnh hưởng rất nhiều về môi trường xung quanh và thời tiết. Vì vậy, khi lên kế hoạch tổ chức, phải dự trù tính đến các tình huống xấu như: mưa lớn, gió mạnh, mất điện, mất nước, …Việc lập kế hoạch đề phòng này sẽ đảm bảo bữa tiệc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ 

• Nếu tổ chức tại các khu dã ngoại, vấn đề an ninh, an toàn cho cả nhân viên và khách mời phải được chú trọng hàng đầu. Phải lắp đặt hệ thống biển hướng dẫn, cảnh báo đầy đủ, trang bị bình chữa cháy

• Có danh sách phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên, có nhân viên giám sát để hạn chế sai sót xảy ra ít nhất có thể

• Cần xác định, nắm rõ nội dung chương trình cụ thể của buổi tiệc để có thể linh hoạt các tình huống bất ngờ xảy ra mà khách hàng yêu cầu xử lý.

Với những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc outside mà Hai Thụy Catering chia sẻ, hi vọng các bạn có thể có thêm những kinh nghiệm cho bản thân trong quá trình làm việc và cũng có thể thấy được những khó khăn khi tổ chức để các bạn có những giải pháp khắc phục cho phù hợp.

Xem thêm: 

Làm siêu lòng thực khách với dịch vụ đặt tiệc outside Hai Thụy catering

Tiệc đám giỗ ấn tượng tuyệt đối với các món ăn ngon mê ly